Документообіг Фінанси

Документообіг - важлива складова процесу продажу, бо часом трапляється так, що одна, випадково допущена помилка, може призвести до неправильного оформлення замовлення, некоректних документів, відповідно, до втрати часу, доходу та, як результат, зниження рівня лояльності до продавця, зводячи нанівець усі попередні успіхи.

Платформа B2B Store автоматизує документообіг, виключає допущення помилок з вини людського фактора, дозволяє клієнту легко і самостійно виставляти собі рахунки, формувати акти звірки, отримувати необхідний пакет документів - все це в кілька кліків у будь-який час дня та ночі!

Отже, прогуляємося по документообороту разом, розглянемо його детально: функції і можливості, які покликані полегшити життя як вашому дилерові, так і вам!

Почнемо з моменту, коли клієнт створив своє замовлення, перевірив його на коректність і відправив на оформлення.

Крім того, що рахунок можна скачати / зберегти відразу ж на сторінці подяки, цей документ автоматично розміщується в розділі "Журнал" в меню особистого кабінету клієнта.

У цьому ж розділі зберігаються виписки повного пакету документів по замовленню, клієнт може побачити видаткову накладну, що послужить для нього сигналом про те, що воно вже сформоване та відвантажується на складі.

Накладна з'являється по мірі того, як її оформив менеджер, бо перед відвантаженням він все ж таки мусить перевірити замовлення на коректність.

В компаніях-постачальниках можуть бути присутні й інші документи, наприклад, для когось важлива податкова накладна, а для кого-то повертальна.

Всі ці документи без будь-яких труднощів можна вивести на сайт, зазвичай - в форматі .pdf і надати клієнту для скачування.

У розділі "Журнал" фіксується і рух фінансів.

У вкладці "Платіж" клієнту доступна інформація про прибутковому касовому ордері компанії-постачальника.

Як показала практика, така функцію високо оцінили користувачі - вона реально надає можливість більше не витрачати як свій час, так і час бухгалтерії звертаючись з питань контролю зарахованих коштів.

Інформація по вхідних платежах досить швидко оновлюється на сайті, користувачеві доступний повний контроль за пересуваннями грошових сум.

У розділі "Журнал" фіксується і рух фінансів.

У вкладці "Платіж" клієнту доступна інформація по прибутковому касовому ордеру компанії-постачальника.

Як показала практика, така функція користується успіхом та має великий попит через те, що клієнтам більше немає необхідності витрачати як свій, так і час бухгалтерії, звертаючись з питань контролю зарахованих коштів.

Інформація по вхідних платежах досить швидко оновлюється на сайті, користувачеві доступний повний контроль за пересуваннями коштів.

Наступна функція, яку ми збираємося розглянути, можливо, не відноситься безпосередньо до документообігу, але відіграє значну роль у житті клієнта.

Коли мова йде про сферу b2b, досить часто зустрічається ситуація, в якій компанія-постачальник може укладати договори з клієнтом на відстрочку.

У такого роду договорах, найчастіше прописують торгові умови, виходячи з яких і будуть відбуватися взаєморозрахунки між клієнтом і постачальником - умови погашення дебіторської заборгованості.

По-старому, не посоромимося цього виразу, інформацію про стан поточного балансу за договором, про розмір кредитного ліміту, розмір прострочення, яка вимагає максимально швидкого погашення, клієнту повідомляє його особистий менеджер.

Так от, в функціоналі нашої платформи B2B store ми втілили відображення інформації про поточний стан справ клієнта в особистому кабінеті.

Така можливість є завдяки інтеграції сайту з обліковою системою 1С - за рахунок цього інформація по заборгованостях витягується і транслюється на стороні сайту.

У клієнта перед очима, незалежно від того, на якій сторінці він знаходиться прямо зараз, знаходиться панель з відображенням загальної заборгованості за договором і виділена яскравим кольором сума простроченої заборгованості, якщо вона є :-)

Виходячи з досвіду наших клієнтів, ми можемо сміливо сказати, що за рахунок такої інформованості, коли дані постійно в полі зору, швидкість погашення прострочених заборгованостей збільшилася в рази.

Для того, щоб клієнт міг самостійно розібратися і впевнитися в правильності відображення дебіторської заборгованості, він може відкрити розділ в меню "Баланс", де в табличному вигляді виведена вся необхідна інформація.

Таблиця з даними складається з наступних колонок з даними:

  • назва документу,
  • вид договору
  • дата замовлення,
  • дата необхідної оплати
  • сума необхідної оплати
  • сам документ в форматі .pdf

Трапляються випадки, коли терміни відстрочок в обліковій системі можуть не вестися - в такому випадку ми можемо піти назустріч та запропонувати налаштувати їх на стороні сайту - початково, може бути задано період в два тижні, а для окремих випадків терміни відстрочки можуть задаватися індивідуально.

Ми свідомо пішли на такий крок, тому що головне - щоб клієнт був проінформований і це допомогло спрощення роботи з боргами.

Також, передбачена спеціальна функція, яка дозволяє компанії-постачальнику блокувати доступ клієнту в особистий кабінет.

Вона використовується в тих небажаних, але, на жаль, зустрічаються випадки, коли з клієнтом необхідно провести якісь дії щоб той виконав свої зобов'язання перед постачальником і погасив заборгованість.

Сценарій блокування в кожному випадку може бути різний, від самого грубого - заблокувати доступ до особистого кабінету, до більш лояльного - на яку б сторінку клієнт не перейшов, він завжди буде переадресований на сторінку "Баланс".

Завершуюча функція, яку хотілося б розібрати докладно в даному розділі - можливість формувати акт взаєморозрахунків з постачальником за будь-який період за обраним видом договору.

Коли запит на формування акту взаєморозрахунків від клієнта надходить в 1С, формується необхідна інформація і повертає клієнту на сайт у вигляді веб-документа, який можна завантажити в форматі .pdf або відразу роздрукувати.

Хочемо ще раз зазначити, що дана функція, знову-таки, економить час взаємодії - клієнт отримує інформацію автоматично за запитом, не турбуючи ні свого персонального менеджера, ні вашу бухгалтерію.

У цьому блоці ми продовжили тему попереднього - показали вам основні функції і можливості роботи клієнта в системі B2B store.

За словами наших клієнтів, які перейшли на використання B2B Store, їх замовники дуже задоволені можливістю працювати зі свого персонального особистого кабінету - місця, де вони цілодобово отримують всю необхідну інформацію, не здійснюючи зайвих рухів.

У наступному блоці ми покажемо і розповімо про функції і можливості при роботі в системі B2B store для вас самих, дорогі постачальники!

Читати наступний блок "Персоналу":

Переглянути презентацію

web-платформи B2B store: