Документооборот

Документооборот - важная составляющая процесса продаж, так как, порою, одна, случайно допущенная ошибка, может привести к неправильному оформлению заказа, некорректным документам, соответственно, к потере времени, дохода, и, как результат, снижению уровня лояльности к продавцу, сводя на нет все предыдущие успехи.

Платформа B2B Store автоматизирует документооборот, исключает допущение ошибок по вине человеческого фактора, позволяет клиенту легко и самостоятельно выставлять себе счета, формировать акты сверки, получать необходимый пакет документов - всё это в несколько кликов в любое время дня и ночи!

Итак, прогуляемся по документообороту вместе, рассмотрим его подробно: функции и возможности, которые призваны облегчить жизнь как вашему дилеру, так и вам!

Начнем с момента, когда клиент создал свой заказ, проверил его на корректность и отправил на оформление.

Помимо того, что счет можно скачать/сохранить сразу же на странице благодарности, этот документ автоматически размещается в разделе “Журнал” в меню личного кабинета клиента.

В этом же разделе хранятся выписки полного пакета документов по заказу, клиент может увидеть расходную накладную, что послужит сигналом, что он уже сформирован и отгружается на складе.

Накладная появляется по мере того, как ее оформил менеджер, так как перед отгрузкой он должен проверить заказ на корректность.

У компаний-поставщиков могут присутствовать и другие документы, например, для кого-то важна налоговая накладная, а для кого-то возвратная.

Все эти документы без каких либо трудностей можно вывести на сайт, обычно - в формате .pdf и предоставить клиенту для скачивания.

В разделе “Журнал” фиксируется и движение финансов.

Во вкладке “Платеж” клиенту доступна информация о “Приходном кассовом ордере” компании-поставщика.

Как показала практика, такую функцию высоко оценили пользователи - она реально позволяет больше не тратить как свое, так и время бухгалтерии, обращаясь по вопросам контроля зачисленных денежных средств.

Информация о входящих платежах достаточно быстро обновляется на сайте, пользователю доступен полный контроль за передвижениями денежных сумм.

Следующая функция, которую мы собираемся рассмотреть, возможно, не напрямую относится к документообороту, но играет значительную роль в жизни клиента.

Когда речь идет о сфере b2b, достаточно часто встречается ситуация, при которой компания-поставщик может заключать договора с клиентом на отсрочку.

В такого рода договорах, зачастую, прописывают торговые условия, исходя из которых и будут происходить взаиморасчеты между клиентом и поставщиком - условия погашения дебиторской задолженности.

По старинке, не постесняемся этого выражения, информацию о состоянии текущего баланса по договору, о размере кредитного лимита, размере просрочки, которая требует максимально быстрого погашения, клиенту сообщает его личный менеджер.

Так вот, в функционале нашей платформы B2B store мы воплотили отображение информации о текущем положении дел клиента в личном кабинете.

Такая возможность имеется благодаря интеграции сайта с учетной системой - за счет этого информация по задолженностям вытягивается и транслируется на стороне сайта.

У клиента перед глазами, вне зависимости от того, на какой странице он находится прямо сейчас, находится панель с отображением общей задолженности по договору и выделенная ярким цветом сумма просроченной задолженности, если она есть:-)

Исходя из опыта наших клиентов, мы можем смело сказать, что за счет такой информированности, когда данные постоянно в поле зрения, скорость погашения просрочек увеличилась в разы.

Для того, чтобы клиент мог самостоятельно разобраться и удостовериться в правильности отображения дебиторской задолженности, он может открыть раздел в меню “Баланс”, где в табличном виде выведена вся необходимая информация.

Таблица с данными состоит из следующих колонок с данными:

  • название документа,
  • вид договора
  • дата заказа,
  • дата необходимой оплаты
  • сумма необходимой оплаты
  • сам документ в формате .pdf

Бывают случаи, когда сроки отсрочек в учетной системе могут не вестись, тогда мы можем пойти навстречу и предложить настроить их на стороне сайта.

По умолчанию, например, задается период в 2 недели, а для отдельных определенных случаев сроки отсрочки могут задаваться индивидуально.

Мы сознательно пошли на такой шаг, потому что главное - чтобы клиент был проинформирован и это помогло упрощению работы с долгами.

Также, предусмотрена специальная функция, которая позволяет компании-поставщику блокировать доступ клиенту в личный кабинет.

Она используется в тех нежелательных, но, увы, встречающихся случаях, когда с клиентом необходимо произвести какие-то действия чтобы тот выполнил свои обязательства перед поставщиком и погасил задолженность.

Сценарий блокирования в каждом случае может быть разный, от самого грубого – заблокировать доступ к личному кабинету, до более лояльного – на какую бы страницу клиент не перешел, он всегда переадресовывается на страницу “Баланс”.


Завершающая функция, которую хотелось бы разобрать подробно в данном разделе - возможность формировать акт взаиморасчетов с поставщиком за любой период по выбранному виду договора.

Когда запрос на формирование акта взаиморасчетов от клиента поступает в 1С, формируется необходимая информация и возвращает клиенту на сайт в виде веб-документа, который можно скачать в формате .pdf или сразу распечатать.

Хотим еще раз подметить, что данная функция, опять-таки, экономит время взаимодействия - клиент получает информацию автоматически по запросу, не беспокоя ни своего персонального менеджера, ни вашу бухгалтерию.

В этом блоке мы продолжили тему предыдущего - показали вам основные функции и возможности работы клиента в системе B2B store.

По словам наших клиентов, которые перешли на использование B2B Store, их заказчики очень довольны возможностью работать со своего персонального личного кабинета - места, где они круглосуточно получают всю необходимую информацию, не совершая лишних телодвижений.

В следующем блоке мы покажем и расскажем о функциях и возможностях при работе в системе B2B store для вас самих, дорогие поставщики!


Читать следующий блок "Персоналу"


Посмотреть презентацию web-платформы B2B store.